Algemene Voorwaarden

1. Juridische verhouding

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en prestaties geleverd door HQ SQUARED BV, met maatschappelijke zetel te Wellenstraat 35, 3840 Borgloon, ingeschreven in de KBO onder nummer BE1004.142.515, handelend onder de benaming HQ2.

Enkel deze voorwaarden en een door beide partijen goedgekeurde offerte (hierna samen het “Contract”) beheersen de contractuele relatie tussen HQ2 en de Klant.

Afwijkingen of bijzondere afspraken zijn enkel geldig na uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging door HQ2.

Door het Contract te ondertekenen of te bevestigen verklaart de Klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.

2. Aard van de samenwerking

HQ2 begeleidt organisaties, teams en leiders met zorg, expertise en integriteit.
Onze opleidingen, workshops en coachingtrajecten zijn gericht op professionele ontwikkeling en bewust leiderschap.

HQ2 is gehouden tot een inspanning naar best vermogen, niet tot een resultaatsverbintenis. De Klant en haar medewerkers blijven verantwoordelijk voor de toepassing en opvolging van de aangeboden inzichten of methodieken.
Een opleiding of traject van HQ2 is geen medische of therapeutische behandeling.

3. Annulatie door de Klant

In geval van annulatie door de Klant vóór de voorziene leveringsdatum is de Klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van:

30% van de waarde van het Contract, indien de annulatie gebeurt meer dan vier (4) weken voor de voorziene leveringsdatum;

100% van de waarde van het Contract, indien de annulatie gebeurt minder dan vier (4) weken voor de voorziene leveringsdatum.

Deze schadevergoeding geldt onverminderd het recht van HQ2 om een hogere bewezen schade te vorderen.

Elke annulatie dient schriftelijk te worden meegedeeld aan info@hq2.be.

Bij uitstel of wijziging van de opdracht door de Klant kan HQ2, naar eigen beoordeling, de schadevergoeding herleiden of de opdracht verplaatsen, mits schriftelijke overeenkomst.

4. Presentaties en uitvoering

HQ2 verbindt zich ertoe om met de zorg en professionaliteit van een zorgvuldig handelend dienstverlener betrouwbare en kwaliteitsvolle trainingen, opleidingen, coaching en workshops (hierna “Presentaties”) te verzorgen.

HQ2 is enkel gehouden tot een inspanningsverbintenis, waarbij steeds gestreefd wordt naar maximale kwaliteit en relevantie. Er kan geen garantie worden gegeven op specifieke resultaten of meetbare verbeteringen.

De Klant bezorgt tijdig alle informatie, documenten of praktische gegevens die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding, uitvoering of opvolging van de Presentatie (zoals doelstellingen, deelnemersinformatie, subsidies, evaluatievereisten, enz.).

HQ2 is niet verplicht Presentaties te actualiseren na wijzigingen in wetgeving of beleid, tenzij uitdrukkelijk overeengekomen.

Het is niet toegestaan tijdens een Presentatie foto- of beeldmateriaal te maken zonder uitdrukkelijke toestemming van de HQ2-trainer of coach (“de Aangestelde”).

Een Presentatie is niet gelijk te stellen aan therapie, medische behandeling of gezondheidszorg, en wordt niet gegeven door personen met een medische erkenning.

5. Factuurvoorwaarden

Behoudens andersluidende schriftelijke afspraak zijn alle facturen betaalbaar binnen vijftien (15) kalenderdagen na factuurdatum.

Facturen worden uitsluitend elektronisch (per e-mail) verzonden, tenzij anders overeengekomen.

Bij niet-betaling op de vervaldag wordt, van rechtswege en zonder ingebrekestelling:

een forfaitaire en onverminderbare schadevergoeding aangerekend gelijk aan 10% van het verschuldigde bedrag, én

verwijlintresten aangerekend overeenkomstig de wettelijke rentevoet zoals bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

Elke factuur dient schriftelijk en gemotiveerd te worden geprotesteerd binnen acht (8) kalenderdagen na ontvangst, op straffe van verval.

Bij niet-naleving van de betalingsvoorwaarden worden alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar. HQ2 behoudt het recht om verdere prestaties op te schorten of het Contract te ontbinden, onverminderd haar recht op schadevergoeding.

6. Klachtenregeling

Elke klacht met betrekking tot de uitvoering van het Contract dient, op straffe van verval, binnen acht (8) kalenderdagen na ontdekking schriftelijk en met motivering aan HQ2 te worden meegedeeld.

Een klacht of betwisting schort de betalingsverplichting niet op.

7. Beperkte aansprakelijkheid

HQ2 is enkel aansprakelijk voor bewezen toerekenbare tekortkomingen in de uitvoering van het Contract.

In dat geval is HQ2 uitsluitend gehouden tot herstel in natura, namelijk het kosteloos opnieuw uitvoeren van de betrokken prestatie of opleiding.

Indien herstel in natura niet mogelijk is, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal 50% van de contractwaarde of €25.000, afhankelijk van welk bedrag lager is.

HQ2 is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, reputatieschade, gemiste ontwikkelingskansen of verlies van cliënteel.

De beperking van aansprakelijkheid geldt niet bij bedrog, opzettelijke fout, of wanneer de fout het leven of de fysieke integriteit van een persoon aantast.

Schadeclaims dienen binnen één maand na kennisname schriftelijk te worden gemeld. Het is niet toegestaan betaling van openstaande facturen in te houden of uit te stellen omwille van een beweerde schade.

8. Buitencontractuele aansprakelijkheid

HQ2 kan niet rechtstreeks buitencontractueel worden aangesproken door medewerkers, klanten of andere betrokkenen van de Klant, behoudens bij bedrog, opzettelijke fout of aantasting van fysieke integriteit.

De Klant verbindt zich ertoe om buitencontractuele vorderingen van haar eigen medewerkers of derden jegens HQ2 contractueel uit te sluiten.

9. Eigendom en intellectuele rechten

HQ2 blijft eigenaar van alle door haar ontwikkelde of verstrekte materialen, documenten, visuals, tools, concepten, modellen en methodieken.

De Klant verkrijgt enkel een niet-overdraagbaar gebruiksrecht binnen het kader van de overeengekomen samenwerking.

Het is de Klant verboden deze materialen geheel of gedeeltelijk te kopiëren, reproduceren, exploiteren, verkopen of aan derden over te dragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HQ2.

De Klant staat ervoor in dat alle door hem aangeleverde gegevens vrij zijn van rechten van derden.

10. Niet-afwerving

Geen van beide partijen zal, gedurende het Contract en tot zestien (16) maanden na beëindiging ervan, rechtstreeks of onrechtstreeks pogingen ondernemen om werknemers of aangestelden van de andere partij aan te werven of aan te zetten om hun contractuele band te beëindigen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Bij inbreuk is de overtredende partij een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van €45.000, onverminderd het recht van de andere partij om een hogere schadevergoeding te eisen.

11. Bescherming van persoonsgegevens

Beide partijen verbinden zich ertoe de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (waaronder de AVG/GDPR) strikt na te leven en persoonsgegevens enkel te verwerken in overeenstemming met het doel van de samenwerking.

12. Vertrouwelijkheid en bedrijfsgeheimen

Alle vertrouwelijke informatie, knowhow of bedrijfsgegevens die door de Klant aan HQ2 worden verstrekt en als zodanig zijn aangeduid, zullen uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van het Contract en niet openbaar worden gemaakt aan derden. HQ2 handelt hierbij in overeenstemming met de bepalingen van het Wetboek van Economisch Recht (WER) inzake bedrijfsgeheimen.

13. Referentie

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, mag HQ2 de naam van de Klant en de aard van de samenwerking vermelden in haar referentielijst, portfolio of communicatie (zoals website, persmap of brochure), zonder inhoudelijke details te delen.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze voorwaarden en het Contract worden beheerst door het Belgisch recht.

In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Tongeren bevoegd.

HQ2 – helderheid met hart

HQ2 gelooft in samenwerking op basis van vertrouwen, respect en helderheid.
Deze voorwaarden bieden een professioneel en juridisch evenwichtig kader waarin kwaliteit, menselijkheid en integriteit hand in hand gaan — voor duurzame partnerships waarin groei en verantwoordelijkheid samenkomen.